O sistema de ponto é um dos grandes aliados de empresas que desejam manter a produtividade e eficiência da equipe. Obrigatório para qualquer empresa com mais de 10 funcionários, a verdade é que a escolha do sistema pode determinar o sucesso no gerenciamento de equipes.
Um sistema de ponto ineficiente pode gerar custos extras para a empresa e até mesmo processos judiciais. Mas, ainda que seja tão importante, muitas empresas sentem dificuldade na hora de determinar se está mesmo na hora de mudar o sistema de ponto.
Quer descobrir se está na hora de trocar o sistema de ponto do seu negócio? Continue lendo este artigo e confira 4 pontos fundamentais que você precisa levar em consideração na hora de avaliar a mudança.
O controle de horas é um desafio até mesmo para empresas com equipes pequenas. Gerenciar folgas, faltas abonadas e até mesmo horas extras exige cuidado, principalmente para evitar que a empresa gaste mais do que deveria.
A falta de controle nas horas também é um dos grandes causadores da improdutividade na equipe. Quando os colaboradores sabem que a empresa não tem um gerenciamento das horas trabalhadas, eles podem fazer os registros de entrada e saída de forma errada, prejudicando o negócio.
Se a sua empresa já está tendo problemas com isso e quer evitar a improdutividade e processos, trocar o sistema de ponto é um passo fundamental. Optar por sistemas automáticos reduz as chances dos colaboradores burlarem as informações, torna o controle de folgas mais seguro e aumenta a eficiência da empresa.
Alguns modelos de sistemas de pontos podem gerar muito trabalho manual para a equipe de RH. Sistemas de ponto com muitas informações ou cálculos manuais, por exemplo, fazem a equipe gastar horas preciosas contabilizando as dados sobre o trabalho de cada colaborador.
Isso torna o papel do RH muito menos estratégico do que deveria. Em muitos casos, a empresa acaba precisando contratar mais profissionais de RH só para dar conta dessas tarefas manuais.
Uma maneira de tornar o RH mais eficiente é optar por sistemas de ponto automáticos, que possuem diversos tipos de cálculos de horas automáticos, além de conseguir centralizar todas as informações sobre os colaboradores em um único sistema, fugindo de sistemas que exigem contabilizações manuais e retrabalho.
Muito importante também é ter acesso fácil às informações sobre os colaboradores, com relatórios simples e eficientes. Além de controles de escala, afastamentos, vale transporte, vale refeição e exportação para folha de pagamento.
Colaboradores que falseiam informações de entrada e saída são um problema. Alguns colaboradores se aproveitam da falta de uma contabilização automática, e informam no controle de ponto que trabalharam mais horas do que de fato fizeram.
Isso é grave porque faz com que a empresa gaste mais com horas que na verdade não foram trabalhadas. Quando o funcionário mente informando que fez horas extras, então, o prejuízo é ainda maior.
Se a sua empresa quer parar de perder dinheiro, o primeiro passo é investir em um sistema de ponto que não permita esse falseamento de informações.
Além disso, sistemas de ponto automáticos eficientes permitem que a empresa tenha um controle muito maior sobre toda a gestão de horas. O resultado disso é uma redução de custos com horas extras ou processos trabalhistas.
Alguns sistemas de ponto podem fazer a sua empresa perder toda a informação de gestão de horas. Isso é comum em sistemas de ponto manuais, como aqueles registrados em folhas de papel, ou em softwares que não possam ser instalados em servidores. Ou não tenham rotina automatizada de backups.
Se você só tem acesso ao controle de ponto no sistema de um computador específico, por exemplo, e esse equipamento quebra, é possível que perca toda a informação. Esse é um problema grave.
Uma maneira de evitar isso é investir em sistemas de ponto com banco de dados integrado via rede e com rotina automática de backup, como o da Símix. Assim, você pode ter acesso a toda informação quando e onde quiser, até mesmo através do seu smartphone.
Se você espera que a sua empresa cresça nos próximos anos, precisa estar preparado para lidar com o aumento de demanda no controle de horas. Nem todos os sistemas de ponto estão prontos para lidar com esse aumento de demanda, e isso deve ser levado em consideração.
Optar por um sistema de ponto que consiga acompanhar o aumento ou diminuição de demanda é fundamental. Isso evita que você precise mudar o seu sistema de ponto toda vez que a empresa tiver um aumento ou redução no número de funcionários.
E então, descobriu se está na hora de trocar o sistema de ponto da sua empresa? Converse com um de nossos consultores agora e descubra como a Símix pode ajudar a sua empresa e reduzir custos e potencializar a gestão de horas.