Uma empresa pode se relacionar bem com seus colaboradores, oferecer benefícios, desenvolver um ambiente de trabalho ideal, mas apenas um revés leva tudo por água abaixo. Esse revés no cenário, seria a folha de pagamento da empresa.
Isso porque, não adianta em nada a gestão desempenhar seu papel e oferecer os meios para o crescimento, mas pecar no cálculo da folha de pagamento. Esse é um dos grandes gargalos e o calcanhar de Aquiles da maioria dos negócios atualmente.
Além de parecer desleixo ou mesmo negligência para com o colaborador, a empresa se coloca em risco quanto às leis trabalhistas e o resguardo jurídico.
Em vista da necessidade de adquirir ferramentas que auxiliem, mas acima de tudo, traga conhecimento, é que formulamos esse conteúdo. Quer aprender como contabilizar a folha de pagamentode forma eficiente e segura? Continue por aqui e confira!
Conheça as despesas da folha de pagamento
Todas as operações realizadas durante o mês da jornada do colaborador devem ser incluídas no fechamento da folha. Dessa forma, questões como férias, horas extras, adicional de férias, licenças em geral, insalubridade quando necessária, contabilização do banco de horase o 13° salário, devem ser organizadas, geridas e inclusas no cálculo.
Consegue perceber a quantidade de informação que o simples fechamento de apenas um funcionário representa? Agora imagine o fechamento da folha de 200 funcionários de uma mesma empresa, mas espalhados em diferentes filiais, por exemplo.
Nesse momento, a gestão pode entrar em colapso e tomar medidas descabidas que podem colocar em risco a integridade estruturaldo negócio. É exatamente nesse momento que cortes de pessoal acontecem, porém isso não é recomendado sem um planejamento prévio.
É necessário aprender a fazer a folha de pagamento baseada na real situação do quadro financeiro. A partir disso, pesar, de fato, o valor total da folha e analisar a função de cada colaborador, a fim de estipular cortes lógicos acerca da ineficiência individual.
Por outro lado, existem alguns fatores que devem ser avaliados pela gestão antes de qualquer decisão definitiva, como por exemplo: uma excelente forma de cortar gastos desnecessários é avaliar a necessidade das horas extras, pois as horas excedentes representam grandes números no fechamento da folha de pagamento.
Aprenda a simplificar os processos na hora de fechar o mês
Como já vimos, é uma obrigatoriedade a gestão correta das informações, não é mesmo? No caso de uma auditoria de folha de pagamento, a gestão da sua empresa estará preparada para arcar com o peso de possíveis erros? É provável que não, correto?
Pensando nisso, vamos apontar algumas ações que podem amenizar e tonar mais facilitado o controle do fechamento.
Estipule um parâmetro acerca do registro realizado
Para que os responsáveis pelo fechamento não fiquem perdidos na hora de lidar com as informações, estipule um padrão. Esse padrão no registro pode tornar tudo mais simples e direto de ser realizado, pois todos estarão na mesma página.
Quer um bom exemplo para implementar? Integre na empresa um Plano de Cargos e Salários. Com a definição exata dos salários de cada colaborador, se torna mais simplificado fazer os cálculos individuais e estipular com exatidão e honestidade o que confere a cada membro do quadro de funcionários.
Implemente backups constantes dos documentos
Como você bem sabe, é obrigatório que o negócio desenvolva periodicamente a folha de pagamento, correto? Mas você sabia também que em caso de fiscalização e auditorias, sejam elas internas ou externas, devem existir registros desses relatórios?
Uma maneira segura de guardar importantes documentos é por meio de backups automáticos. Portanto, é fundamental contar com um software moderno e capazde realizar essa operação.
Folha de pagamento: principal erro cometido pelas empresas
Apesar de toda obrigatoriedade, é comum encontrarmos empresas em situações delicadas quanto ao fechamento da folha de pagamento. Isso acontece com frequência, pois basta apenas uma informação erradapara comprometer o trabalho.
Seja em horas extras, no índice de absenteísmoou na falta de um software adequado para o serviço, é fundamental evitar ao máximo. Conheça um erro cometido pelas empresas!
Registrar manualmente e aplicar planilhas
Registrar manualmente e utilizar planilhas ainda é utilizado? Você deve estar se perguntando! Infelizmente, uma grande fatia das empresas está parada no tempo, pois ainda realiza tudo de forma manual.
Essa é uma das maneiras que mais oferece chance de preenchimento de informações erradas e de injustiças cometidas. Afinal de contas, basta um erro na planilha usada, para que o estrago seja arrastado para o restante das marcações.
Sem contar a dificuldade de adaptação às novasexigências fiscais obrigatórias, como é o caso do eSocial.
Descubra 4 dicas para gerenciar a folha da empresa
Nesse ponto do conteúdo, você já conhece praticamente tudo acerca da folha de pagamento, não é mesmo? Decidimos efetivar ainda mais esse novo conhecimento com um apanhado de dicas essenciais. Confira!
1 – Insira corretamente os benefícios extras
Além dos benefíciosque todos conhecemos e que são obrigatórioscomo o décimo terceiro salário, INSS e FGTS, é imprescindível incluir, por exemplo, o adicional de insalubridade, bem como o adicional noturno e tão importante quanto, as horas extras.
Quando não incluídos no fechamento da folha de pagamento, esses benefícios podem acarretar sérios problemas para a empresa, perante o Ministério do Trabalho.
2 – Promova a atualização constante dos funcionários
Periodicamente é primordial que o banco de dadosda empresa seja atualizado. Mais especificamente os dados dos colaboradores, pois sempre ocorrem mudanças de cargos e de salário e no auxílio bolsa família, por exemplo.
Assim como citado acima, da obrigatoriedade do eSocial, o mesmo implementou alterações na transmissão dos dados e informações acerca dos colaboradores, portanto, é necessária uma base bem atualizada e consistente.
3 – Evite atrasos no pagamento dos salários
Um colaborador motivado e engajadona função que desempenha, oferece maiores chances de crescimento para a empresa. Por outro lado, o funcionário irá preservar esse estado de bem-estar perante uma empresa que atrasa de forma recorrente seu salário, ou em casos agravados, o não pagamento do salário?
Possivelmente a desmotivação recairá sobre os funcionários e isso afeta diretamente a produtividade da empresa. Via de regra, isso acontece por dificuldades financeiras, mas também por negligência do preenchimento e gestão das informações, o que acarreta atrasos e erros nos valores alcançados.
Esteja em dia com o fechamento da folha de pagamentoe estenda a cortesia da honestidade e reconhecimento para aqueles que estão sempre junto da empresa.
4 – Integre um software para gerenciar e calcular a folha de pagamento
Afim de concluir o conteúdo vamos deixar uma última dica muito valiosa.
E se a gestão da sua empresa não precisasse mais se preocupar com possíveis erros no preenchimento das informações para o fechamento da folha de pagamento?
Isso mesmo! Indicamos a implementação de um software eficientee capaz de unificar o fluxo de informação da sua empresa. Coloque os afastamentos, horas extras e todo o restante fundamental para o fechamento da folha de pagamento da empresa.
Esqueça planilhas, métodos manuais e a chance de correr riscos desnecessários. O futuro da gestão das empresas e o alcance da excelência só será permitido com ferramentas como a indicada acima, pode apostar!