Se você considerou os impactos da Lei Geral de Proteção de Dados, sabe que as demandas trabalhistas têm grande peso nas mudanças previstas, é por isso que a LGPD no RH é uma obrigação que a sua empresa deve considerar nos próximos meses.
E se você acompanha de perto cada desfecho da nova lei, em vigor desde o último dia 18 de setembro, está ciente de que suas penalidades serão aplicadas a partir de agosto de 2021, o que lhe dá uma margem considerável para adequação.
No entanto, sabemos que grande parte dos empreendedores brasileiros costuma “empurrar” as obrigações para o último momento. É por isso que mostraremos a importância da conformidade o quanto antes, a fim de não sofrer nenhuma penalidade lá na frente. Veja o que seu RH deve saber agora sobre a LGPD!
Para os profissionais de RH conscientes do seu papel estratégico, a LGPD é uma forma de elevar o nível de atuação dentro das organizações. Ao ditar a maneira como o tratamento dos dados pessoais deve acontecer, há ganhos de eficiência e segurança nos processos diários.
A verdade é que muitas empresas já entenderam a inevitabilidade da LGPD e deram os primeiros passos para torná-la realidade. Afinal, agora mais do que nunca será necessário arcar com a responsabilidade da proteção total das informações dos colaboradores, parceiros e fornecedores.
Sendo assim, o RH deve se posicionar embasado em estratégias e ações que ampliem a conscientização da cultura organizacional quanto às mudanças. Nesse sentido, a tecnologia terá um peso contundente, pois será o pilar para que o planejamento da LGPD alcance o sucesso desejado.
Além disso, as políticas de tratamento de dados e de consentimento dos usuários, precisarão ser reorganizadas a oferecer o respaldo exigido pela lei. Será preciso ficar claro aos colaboradores como seus dados serão captados, armazenados, geridos e compartilhados.
Por sua vez, os usuários poderão a qualquer momento consultar, requisitar a remoção de informações e revogação da utilização de uma gama considerável de dados. Veja algumas rotinas que seu RH deve focar no processo:
1. Elementos relacionados às admissões e demissões;
2. Informações compartilhadas com seguradoras de planos de saúde;
3. Informações compartilhadas com organizações terceirizadas, como no fechamento da folha de pagamento;
4. Mais atenção ao banco de currículos;
5. Compartilhamento de dados com órgãos públicos e sindicatos;
6. Gestão dos dados e informações pessoais.
Ainda que haja um período latente para suas penalidades serem executadas, há muito o que ser absorvido, planejado e compreendido pelo RH. Afinal, estes profissionais são responsáveis diretos pela efetividade da LGPD, pois lidam com o tratamento e controle das informações.
Um dos primeiros passos para iniciar a jornada da LGPD é ter amplo conhecimento sobre quais dados a empresa detém atualmente. Inclusive, é fundamental distinguir qual modelo de armazenamento é feito com regularidade.
De forma resumida, os gestores podem criar um passo a passo que torne menos complexo o entendimento sobre o que armazenar, pergunte-se:
1. Quais dados minha empresa precisa para cumprir à risca as obrigações legais?
2. Na execução de um contrato de trabalho, quais dados são imprescindíveis para consolidar o processo?
3. Nesse sentido, o usuário tem a possibilidade de consentir sobre quais informações e como tornar isso claro a ele?
Com esse conhecimento prévio se torna viável iniciar um procedimento que fomente a LGPD. Outras ações podem ser praticadas, tais como:
1. Procurar auxílio jurídico;
2. Alinhar um profissional de TI capacitado e especializado para analisar sua demanda atual e meios para a conformidade;
3. Compreender o contexto geral em que os dados são captados;
4. Analisar a estrutura de armazenamento, definindo os níveis de segurança;
5. Priorizar ações que contribuam para a cultura organizacional absorver as mudanças.
Até as empresas mais resistentes às mudanças trazidas pela transformação digital deverão baixar a guarda para estarem em plena conformidade. Nesse contexto, a gestão de pessoas atuará mais próxima e em conjunto com uma equipe de TI.
Ambos os setores trabalharão em sintonia para elaborar, revisar e evidenciar políticas internas robustas. Aqui serão estabelecidos os níveis de acesso de cada setor aos diferentes tipos de informação.
Por exemplo, você sabia que no cenário da LGPD o processo de recrutamento e seleção deve ser ainda mais cauteloso?
Isso porque precisará filtrar melhor quais informações reter dos candidatos, quais armazenar e como mostrar a ele na prática, a fim de fazer valer a política interna e seus termos de confidencialidade.
Portanto, há forte promessa de que o RH seja transformado em definitivo, mas para melhor, pois o intuito é viabilizar ferramentas, sistemas e processos que tragam proteção às pessoas, mas que também impactem positivamente no cotidiano das empresas.
Fique ligado em nosso blog, pois no próximo conteúdo mostraremos os principais passos para que a Gestão de RH implemente a LGPD corretamente, até lá!