Todo fim de mês o RH e o DP enfrentam a mesma rotina: fechar a jornada, conferir os registros e colher a validação de cada colaborador no espelho de ponto. Quando isso é feito no papel, vira uma pilha de impressões, assinaturas atrasadas e documentos guardados em pastas que ninguém quer abrir depois.
A boa notícia é que esse passo não precisa mais ser manual. Com a Símix, o espelho de ponto vai direto para o e-mail do colaborador, que confere e assina de forma eletrônica em poucos cliques. Neste post mostramos como esse fluxo funciona na prática e por que ele simplifica o fechamento.
Passo a passo Como funciona a assinatura eletrônica do espelho de ponto na Símix
O fluxo foi pensado para ser simples tanto para o RH quanto para o colaborador. Funciona assim:
Depois de conferir os registros do mês, o espelho de ponto fica pronto para validação.
Cada colaborador recebe o próprio espelho na caixa de entrada, sem precisar instalar nada.
Ele abre o documento, revisa os horários, as horas extras e os totais, e assina pelo celular ou pelo computador.
A assinatura fica arquivada junto ao espelho, com data e hora, formando uma trilha que pode ser consultada quando a empresa precisar.
Dá para ver quem já assinou e quem ainda falta, e reenviar o e-mail com poucos cliques.
Benefícios Por que enviar o espelho por e-mail muda o fechamento do mês
Funciona para quem está na sede, em filiais ou em home office, e até para quem não usa o aplicativo no dia a dia.
O que antes levava dias de idas e vindas se resolve em minutos, de qualquer lugar.
Sem papel para imprimir, distribuir e arquivar, o time ganha tempo para o que realmente importa: as pessoas.
Os espelhos assinados ficam fáceis de localizar, o que ajuda em auditorias e no dia a dia do DP.
Conformidade A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Sim. A legislação brasileira reconhece a assinatura eletrônica quando ela identifica o signatário e é aceita pelas partes. Esse entendimento está amparado pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020, que organiza os tipos de assinatura eletrônica. No caso do ponto, a Portaria MTP nº 671/2021 trata da guarda e da validação dos registros de jornada.
O espelho de ponto assinado de forma eletrônica tem o mesmo objetivo do documento assinado à caneta: comprovar que empresa e colaborador conferiram e concordaram com a jornada registrada. Para casos específicos, vale alinhar o formato com a contabilidade ou o jurídico da sua empresa.
Leia também: Saiba porque a Assinatura Digital proporciona mais praticidade para o RH e DP.
Boas práticas Como adotar a assinatura por e-mail no seu RH
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Defina um prazo de assinatura. Combine com a equipe uma data limite para validar o espelho, alinhada ao fechamento da folha.
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Oriente os colaboradores. Um aviso simples explicando que o espelho chega por e-mail evita dúvidas e atrasos.
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Acompanhe os pendentes. Use o painel para reenviar o documento a quem ainda não assinou, sem precisar cobrar pessoalmente.
Menos papel, fechamento mais tranquilo
A assinatura eletrônica do espelho de ponto tira o papel do caminho e deixa o fechamento mais rápido, organizado e seguro. O colaborador valida a própria jornada de onde estiver, e o RH acompanha tudo em um só lugar.